Cómo expandir un negocio

Una vez que haya iniciado su negocio, enfrentará el reto de hacerlo crecer. En esta sesión usted aprenderá algunas reglas básicas a seguir antes de expandir su negocio.

Antes de pensar en hacer crecer su negocio, debe contar con una plataforma estable desde la cual despegar. Debe solucionar los problemas en su operación inicial, incluso esperar a que sea rentable.

Usted estará más preparado para la expansión si puede adquirir experiencia en todos los aspectos de su primera unidad. Ya sea que usted haya iniciado un negocio en el internet o abierto un restaurante, involúcrese personalmente en todas las funciones de su negocio. De esa manera usted podrá detectar debilidades que pueden remediarse desde un principio, donde se pueden realizar cambios con rapidez y con menores pérdidas.

Otra razón para involucrarse personalmente en cada aspecto de su negocio es que posteriormente, una vez implementados los planes de expansión, usted dependerá de otras personas a quienes tendrá que delegar responsabilidades. Y ya que usted haya pasado por las experiencias personalmente por haber hecho las cosas usted mismo, nadie podrá engañarlo.

Recuerde que después de crecer ya no será la persona encargada de la caja. Debe implementar sistemas para evitar el robo por parte de los empleados y de los clientes. Probablemente su competencia ya ha encontrado los sistemas de prevención de pérdidas que mejor funcionan para su negocio en particular. Así que, indague e implemente sistemas que ya se están usando en la industria. (Si va a abrir una bodega/un almacén, vaya antes a trabajar en un Oxxo/7-Eleven/Opencor y ¡aprenda los sistemas que les funcionan!)

Intente no entregar en garantía un bien personal sobre arrendamientos u obligaciones con acreedores. Separe sus obligaciones comerciales de sus activos personales lo más que pueda. Si bien los bancos probablemente solicitarán garantías personales para sus préstamos comerciales, la exposición de sus activos personales se puede minimizar al rechazar a esta práctica cada vez que pueda.

Por ejemplo, un posible arrendador para su segunda tienda le puede solicitar que garantice personalmente el arrendamiento. Su riesgo en un arrendamiento de cinco años por $3.000 USD mensuales será de $180.000 USD. Esta cantidad podría ser mucho más alta que la capitalización inicial de su negocio. Sin embargo, por su entusiasmo y deseo de agregar más tiendas, sería tentador incurrir en esas obligaciones tan abrumadoras.

En lugar de eso, al ser disciplinado en limitar su responsabilidad, usted podría insistir en negociar un contrato de arrendamiento a un año con opción a renovación por períodos de tiempo adicionales. Así, su riesgo se reduciría a $36.000 USD.

Hay varias razones comprensibles por las que muchos emprendedores pasan por alto la importancia de tener un piloto exitoso antes de expandirse.

Por definición, los emprendedores tienen confianza en sí mismos. El problema es que con demasiada frecuencia tenemos un exceso de confianza en nosotros mismos o en nuestros productos o servicios. Este exceso de confianza puede llevarnos a programas de expansión sin afinar todos los detalles, entre ellos el establecimiento de un modelo comprobado y rentable a partir del cual ampliarse.

Una razón del exceso de confianza es que muchos empresarios que se han hecho ricos han tenido éxito en un área totalmente nueva. Por ejemplo, un magnate que ha gozado de una carrera exitosa, puede comenzar un nuevo negocio en un campo que desconoce y podría fracasar debido a que dio por hecho que su experiencia se transferiría.

Otro enemigo es tener prisa. Los emprendedores que inician con unidades múltiples pasarán por algunos problemas con la primera unidad. Muchos perderán dinero al principio. Ese es el momento de solucionar los problemas y producir un estado de resultados positivo. Si no lo logra, quizá sea el momento de abandonar su idea de negocio. Sin embargo, si usted está iniciando una cadena de restaurantes y apresuradamente abre 6 sucursales con problemas, sus pérdidas podrían ser abrumadoras.

Habrá controles necesarios en sus nuevas sucursales que no estuvieron presentes en su apertura inicial. No será fácil romper el hábito de hacer todo usted mismo. Por ejemplo, su negocio necesitará controles de contabilidad y flujo de caja para medir el desempeño de las unidades individuales dentro de la operación general del negocio. Estos reportes serán necesarios con mucha frecuencia. En muchas empresas, los usan semanalmente para prevenir que pequeños problemas se conviertan en grandes problemas que son difíciles de manejar. Su contador puede ayudarle a establecer los reportes financieros que cada unidad necesitará.

La Importancia de un Consejo Asesor 

Expandir su negocio significa que asumirá más riesgos. Pero su dilema será que, en cuanto lo haya conseguido y esté preparado para crecer, se enfrentará a nuevas dimensiones de riesgo. Y la única forma de evitar el riesgo es no cometer errores. Aquí es donde un consejo de asesores se convierte en un participante importante en su programa de crecimiento. Invite a los mejores mentes que conozca, tanto de su negocio como ajenos a su negocio, a formar parte de su consejo de asesores. Su consejo asesor, un conjunto de sabiduría colectiva, se convertirá en su póliza de seguro gratuita contra los errores.

Delegación de Responsabilidad y Autoridad

Si su negocio crece, requerirá de delegación de responsabilidad y autoridad. Serán necesarias nuevas habilidades de reclutamiento, evaluación y capacitación. El paso más grande para la expansión de un negocio es abrir la segunda unidad. Una vez que lo haya dado, ¡ya es una cadena! De aquí en adelante, puede ser una operación en serie que mejorará continuamente, como si estuviera usando un molde.

A veces, para el nuevo empresario es difícil delegar autoridad. Existen muchas formas de hacerlo sin renunciar a ciertas funciones que es mejor que siga haciendo usted mismo. Por ejemplo, debe ser la única persona que firme cheques y decida sobre las asignaciones de capital, pero sería buena idea delegar la capacitación de los empleados a sus gerentes.

Sin embargo, sin renunciar a esas funciones, usted puede motivar de todos modos a sus empleados clave de dos maneras: reconocimiento y recompensas. El reconocimiento es mucho más que ostentar un puesto que impresione. El reconocimiento más importante es dejar claro que su gente clave tiene puestos de autoridad tanto como responsabilidad. A pesar de que delegar autoridad significará que sus gerentes cometerán algunos errores, dichos errores estarán limitados a sus ámbitos de responsabilidad. También, el contar con reportes financieros frecuentes minimizará el impacto financiero adverso que puedan tener sus errores.

La delegación de autoridad puede lograrse por:

• Motivación financiera para empleados clave.
• La creación de centros de ganancias.

Planes de Incentivos Monetarios

Los buenos directivos están motivados por planes de incentivos monetarios que dependen de su éxito individual. Los incentivos de su equipo de administradores deben ser, por lo tanto, individuales para cada empleado, para que el bono de un gerente esté basado solamente en sus logros individuales y no en combinación con otras áreas de la empresa. Por ejemplo, si usted desarrolla una cadena de tiendas, la compensación como incentiva de cada gerente de tienda debe depender únicamente de las ganancias de su tienda en particular.

Si tiene dudas sobre cómo crear un plan de reparto de ganancias, puede obtener ideas de sus competidores más exitosos quienes ya han pasado por la fase de prueba y error y han refinado sus sistemas.

Primero definamos reconocimiento. El reconocimiento es la creación de una estructura de negocios donde sus empleados clave cuentan con autoridad y responsabilidad, lo que está vinculado con las ganancias y la rendición de cuentas. El resultado es un “centro de ganancias” a cargo del empleado clave. Cada centro de ganancias tiene que rendir cuentas de sus ganancias y pérdidas por separado, lo que debe hacerse frecuentemente. (¡Muchos negocios de comida rápida operan con estados de resultados semanales!), la idea es crear un ambiente en el que su gente clave sienta que tienen autoridad empresarial para tomar decisiones, y ganan incentivos monetarios en base a su propio centro de ganancias. Sin embargo, nunca tendrán autoridad en dos aspectos, que seguirán siendo sólo su responsabilidad:

1. Asignaciones de capital
2. Firma de cheques

Esto significa que su personal clave tendrá suficiente autoridad para operar sus centros de ganancias y es posible que cometan algunos errores.

Aplicando las dos restricciones mencionadas arriba, en combinación con los informes financieros frecuentes, puede contratar a administradores altamente motivados y al mismo tiempo limitar su riesgo de grandes pérdidas.

Obviamente, el plan de incentivo se debe confeccionar conforme a la situación de cada negocio y estar basado en el informe de resultados específico de la sucursal bajo responsabilidad de cada individuo. Al recompensar a los gerentes mediante una participación en las ganancias, crea el motor que llevará a sus administradores al éxito. Y mientras más grande sea su éxito (y sus recompensas), mayor será el beneficio de toda su empresa.

A continuación, se indican tres tipos de planes (existen muchos) que se utilizan para estructurar el incentivo de un administrador:

Plan de Participación de Ganancias con Apalancamiento

Los administradores reciben todas, o la mayor parte, de las ganancias de una unidad que sobrepasan un objetivo establecido. Esto ha sido usado con éxito por las cadenas de comida rápida que son propiedad de la empresa y son operadas por la misma empresa (en lugar de ser franquicias). Aquí le damos un ejemplo de un estado de resultados semanal simplificado de un negocio de donas que es operado por un gerente de empleados de la compañía. Este plan es “apalancado” porque cada centavo que se ahorra se convierte en un centavo más en el bono del gerente.

Plan de Participación de las Ganancias sin Apalancamiento

En este caso, su gerente recibe un porcentaje de las ganancias de su centro de ganancias. En este plan, el empleado recibe un porcentaje de las ventas durante el período contable. Por ejemplo:

Plan de Comisiones

En este plan, el gerente recibe un porcentaje de las ventas durante el período contable. Asumiendo, como en el ejemplo anterior, que las ventas del periodo son de $5,000 y la comisión es del 5% el bono sería de $250. En muchos casos, la comisión como incentivo no es adecuada porque no incluye las disposiciones de los gastos. Su gerente podría hacerse rico mientras usted se va a la quiebra. Pero los incentivos de comisiones pueden funcionar bien cuando el gerente no controla el precio. Los vendedores de una tienda de ropa minorista serían un buen ejemplo de un sistema de comisiones.

Revisemos algunas de las reglas básicas que aplican para la creación de centros de ganancias:

• Cree un centro de ganancias independiente para cada sucursal. Esto significa estados de resultados por separado para cada administrador.
• Establezca períodos contables muy cortos. Si no hay grandes fluctuaciones en el inventario o en otros costos, hasta los estados de resultados semanales funcionan bien. Sin embargo, si es posible, no espere seis o doce meses para recompensar a los administradores. ¡Las recompensas son mejores cuando se las reciben pronto!
• Mantenga su plan de incentivos de participación de las ganancias simple y claro. Evitará malentendidos e interpretaciones equivocadas. Utilice palabras sencillas y una contabilidad simple.
• Mantenga por escrito todos sus acuerdos de participación de las ganancias. Así evitará diferencias de interpretación sin malicia. Una pelota pintada mitad negra y mitad blanca ¡se verá diferente dependiendo del lado en que la vea!
• Vea cómo su mejor competidor motiva a sus gerentes. Es posible que sus competidores ya hayan ideado un sistema que sea el mejor para su tipo de negocio en particular.

• Ahorre dinero.
• Permanezca en la industria que disfruta.
• Conozca su negocio antes de empezar (trabaje para alguien más en la industria).
• Imite a los líderes en su tipo de negocio.
• Especialícese, incluso en un solo producto.
• Encuentre un producto o servicio que sea necesario, deseado y que no esté sujeto a regulación de precios.
• Ponga un límite a sus riesgos.
• Aprenda informática.
• Adquiera habilidades de comunicación.
• Tenga un abogado, un contador y un agente de seguros antes de empezar.
• Prepare su plan de negocios.
• Prepare los criterios para el modelo del local para su negocio específico.
• Elabore listas de ventajas y desventajas para todas las decisiones importantes.
• Compre cuando todos venden (y viceversa).
• Trate con personas que le caigan bien, en las que confíe y que admire.
• Aprenda sobre la contabilidad.
• Cree su sistema de control interno.
• Continúe tomando cursos en materias que le interesan.
• Dé algo a cambio a la comunidad.

Errores que Debe Evitar

• Nunca firme un contrato de arrendamiento sin la revisión previa de su abogado.
• No se apresure: no existe la “última buena ganga”.
• Evite un negocio de “productos de consumo básico” (sin fortaleza en el precio).
• Si puede evitarlo, no se quede sin seguridad laboral para iniciar un negocio.
• No se convierta en un zombi de los negocios: disfrute su tiempo libre.
• No compita con los gigantes de su industria (como Walmart o Toys-R-Us) a menos que atienda a un nicho especial.

Planeación Financiera a Largo Plazo

Antes de expandir su negocio, debe consultar con su abogado, su contador y su agente de seguros para desarrollar beneficios para sus futuros empleados así como para usted mismo. El objetivo es dar suficientes beneficios para reclutar y conservar administradores sobresalientes. Considere planes de jubilación, seguro de gastos médicos y vacaciones y días festivos. Luego, incluya estos costos en su presupuesto.

También es importante hacer planes para los momentos en que usted no está operando el negocio activamente. En caso de fallecimiento, incapacidad o simplemente de unas muy merecidas vacaciones, ¿las personas que dejará a cargo serán capaces de continuar con el ritmo del negocio? Es una buena idea tener una guía preparada para sus empleados con qué hacer, a quién llamar y dónde encontrar información para mantener el buen funcionamiento de su negocio.

Ahora identifiquemos algunos de los errores más comunes cuando los negocios empiezan a crecer. Estos errores pueden ser mortales, así que ¡saque provecho de la experiencia de otras personas que ya los cometieron!

• No controlar el flujo de caja. La gente fracasa porque se le acaba el dinero. Cuando se queda sin dinero, se va de pique. Así que, prepare sus proyecciones de flujo de caja para la expansión muy conservadoramente. Consulte la sesión de La Contabilidad y el Flujo de Caja. En las proyecciones, asegúrese de:

1. Presupuestar los ingresos (ventas) bajos.
2. Presupuestar los gastos muy altos.
3. Considera las contingencias imprevistas.

• Una baja en las ventas o ventas insuficientes: Si esto sucede, sus ingresos y flujo de caja se verán afectados. Inmediatamente tome los pasos necesarios para remediar esto al cortar costos.
• Aumento en los costos: ¿Puede aumentar su volumen de ventas? ¿Puede compensar con precios más altos?
• Nueva competencia: ¡La realidad de los emprendedores! ¿Puede aprender de ellos? ¿Puede neutralizar el impacto de su apertura?
• Recesiones comerciales: Usted necesitará bajar los costos rápidamente para mantener las ganancias y el flujo de efectivo.
• Administradores o empleados incompetentes: Actúe ágilmente para deshacerse de ellos.
• Falta de honestidad y robo: Estudie la manera en que su competidor más exitoso controla las diferentes formas de deshonestidad a las que está expuesto su negocio, incluyendo robos y falta de honestidad de parte de los empleados. Cada negocio será diferente.
• Una combinación de cualquiera o de todo lo anterior.

• Identifique y reconozca sus problemas con completa honestidad.
• Reduzca inmediatamente sus pérdidas bajando costos objetivamente para mantener un flujo de caja positivo y la rentabilidad. Esta es la primera y la más importante medida que debe tomar.
• No cambie de opinión. Permanezca en el ramo que conozca a menos que su futuro esté irremediablemente fallido.
• Tome la iniciativa de explicar a sus acreedores financieros los problemas que está teniendo y porque necesita dar pagos más pequeños. Nunca haga cheques con una fecha posterior o mande pagos vencidos sin dar una explicación.
• No disminuya el valor o la calidad de sus productos o servicios. Hágalos aún mejor.
• Mejore cada aspecto que pueda de su desempeño y de su imagen.
• Busque las oportunidades en la adversidad. Algunas veces encontrará buenas oportunidades de negocios durante las malas rachas.
• Recuerde que todos los negocios tienen ciclos. Así que, aguante y supere los periodos de adversidad.

Aquí encontrará algunos términos y definiciones clave utilizados en esta sesión o relacionados con ella: