Reducción de Costos

La Persona de la Casa de al Lado 
La motivación más grande por la cual usted está en los negocios es acumular riqueza. El lograr esta meta no sólo es producto de ganar dinero… sino también de no gastarlo. Hay un estudio famoso sobre las características de la riqueza hecho por Thomas Stanley y William Danko en su libro El millonario de la casa de al lado. Reveló que la mayoría de la gente con altos ingresos fallan en la acumulación de una riqueza duradera porque tienen un estilo de vida de lujo.

Por otro lado, la gente rica generalmente tiene un alto ingreso y una mentalidad frugal. Quizás le sorprendería saber que la persona sin pretensiones de su vecindad que maneja una Chevy de hace diez años (“la persona en la casa de al lado”) podría ser el único millonario en su calle. Según Stanley y Danko, las características comunes de las personas ricas incluyen:

1. Son sencillos y viven muy por debajo de sus medios.
2. Reparten sus vidas eficientemente de manera propicia para ganar más dinero.
3. Valoran el éxito financiero más que presumir sus riquezas.
4. Fueron hombres y mujeres que salieron adelante por sí mismos (no heredaron dinero).
5. Escogieron el negocio adecuado desde el principio.

El lograr riquezas en los negocios no es sólo cuestión de ganar dinero… también es cuestión de no gastarlo. El desarrollo de su negocio se llevará a cabo no solamente al ganar dinero sino también al invertir prudentemente el dinero que se produce al gastar mesuradamente.

El Poder de la Capitalización de Intereses 
La capitalización de intereses ha sido considerada como la octava maravilla del mundo y el mejor amigo del inversionista. Por definición, ocurre cuando el interés se añade al principal para que el interés que se añadió también acumule interés. La capitalización de intereses permite que la cantidad de principal aumente a una velocidad más rápida que un interés simple, el cual es calculado como un porcentaje de sólo la cantidad principal. Su verdadero poder entra en juego conforme avanza el tiempo, así que es buena idea empezar temprano. Su poder también se basa en la tasa de interés, o la tasa de rendimiento, el cual se adquiere.

Al dinero que usted pone o añade a su negocio se le dice equidad. A la cantidad que adquiere con cada dólar que usted invierte se le dice rentabilidad sobre fondos propios. La rentabilidad sobre los fondos propios varía de industria a industria. Por ejemplo, la rentabilidad sobre fondos propios de las 5 compañías más importantes de la industria de ferrocarril varía de 15,5% a 12,2%.

Cada año, el dinero que ahorra por ser prudente será invertido en el desarrollo de su negocio. La medida de su éxito dependerá en la inteligencia con la cual distribuye sus ganancias compuestas.

El Valor del Dinero que Ahorra 
Ahora podemos ponerle un valor monetario sobre su frugalidad. Asumamos que puede recortar $10.000 de costos cada año por los próximos 10 años. Cada año los $10.000 ahorrados serán usados para expandir el negocio. Su rentabilidad de sobre fondos propios es 15%. Al final de los 10 años, los $10.000 que ha ahorrado cada año valdrán:

Mantener el Costo Bajo y Ofrecer Muchos Descuentos 
Sam Walton creció en la pobreza en una granja rural de Missouri durante la Gran Depresión en la década de 1930. Al crecer en la pobreza, aprendió el valor del dinero. En sus tiendas, le daba a la gente lo que quería al enfocarse en vender productos con precios bajos.

Clasificado como el negocio número uno con el menor coeficiente de explotación. 
Por décadas, Walmart ha logrado tener el menor coeficiente de explotación en su industria lo cual les ha permitido tener grandes descuentos. Sin embargo, los grandes ahorros que Walmart logró no afectó la calidad del producto: los ahorros estaban completamente enfocados en los costos sin ninguna relación al costo o calidad del producto. Según Sam, las dos palabras más importantes que escribió fueron en su primer anuncio de Walmart: “Satisfacción garantizada”.

Después de la crisis financiera del 2008, las empresas empezaron a reducir hábitos costosos que habían creado con el tiempo. Se hizo obligatorio tener un ahorro de costos y aun cuando los negocios empezaban a recuperarse, se disfrutaba de los ahorros. Los hábitos de gastar abundantemente fueron reemplazados permanentemente por disciplinas con menores costos. Por ejemplo, muchas empresas reemplazaron presupuestos costosos de viajes con conferencias virtuales y han continuado esta práctica.

Comparta sus Ganancias con sus Gerentes

El implementar un plan de incentivos basados en la participación de los beneficios puede ser una herramienta poderosa para mantener frugalidad y eficiencias porque el plan sería consistente con recortar gastos innecesarios. Para un administrador de beneficios, cada moneda ahorrada significa más dinero en su bolsillo. Además, el incentivo de recortar los costos se mantendrá intacto siempre y cuando el plan sea implementado. Al compartir los beneficios con todos sus gerentes, puede ser considerado como socio y juntos podrán desempeñarse más allá de las expectativas.

Principios de Operación 
Además de un espíritu de frugalidad bien inculcado, Walmart también estableció estos principios de operación:

• Comprométase con su negocio
• Comparta sus beneficios con todos sus socios
• Motive a sus socios
• Comunique todo lo que pueda con sus socios
• Escuche a todos y hágalos hablar
• Vaya más allá de las expectativas de sus clientes

Una advertencia: un programa de frugalidad equivocado puede causar la disminución de la calidad de un producto y la cuota del mercado. La reducción del costo de los gastos no debería ser llevada a cabo a cuestas de la calidad del producto o servicio. Los programas que exageran en la reducción de gastos pueden afectar la calidad del producto, lo cual disminuye la reputación que se obtuvo con tanto esfuerzo. Aquí hay dos ejemplos:

• Toyota - Toyota sufrió una pérdida de cuota de mercado cuando el énfasis en la reducción de gastos se hizo evidente en los compromisos de calidad que eran obvios hasta para los clientes. Aun en los sedanes de lujo, los tapetes del conductor se agujerearon después de 40.324 km (25.000 millas) cuando los modelos anteriores seguían intactos después de 160.934 km (100.000 millas). Los programas de reducción de gastos se deben limitar a gastos que no afectan la calidad o la seguridad del producto.
• See's Candy - En cambio See’s ha sido una potencia por décadas en cuanto a ganancias en la industria de los dulces de caja por evitar la reducción de gastos que podrían privar la calidad de sus dulces. El secreto de su éxito está en su logo de su marca registrada: “Calidad sin compromiso©".

Mantenimiento y Reparaciones Diferidas 
El mantenimiento diferido es la costumbre de posponer actividades de mantenimiento, tales como reparaciones de la propiedad o maquinaria, con el fin de reducir costos. Generalmente, una política recurrente de mantenimiento diferido resultará en costos más altos, la pérdida de activos y hasta podría afectar negativamente la salud y seguridad. Por ejemplo, después del derrame de petróleo del 2010 en el golfo de México, quedó claro que las prioridades de seguridad y del costo entraron en conflicto y que una reparación diferida fue un “factor crítico” en el incidente.

Cuando le dejan el cargo del presupuesto de mantenimiento a los gerentes cuya compensación está basada en ganancias, puede existir la tentación de diferir el mantenimiento para aumentar sus ganancias. Una solución podría ser ordenar un presupuesto de mantenimiento cada año basado en experiencias anteriores.

El desarrollo e investigación inadecuados del producto (Investigación y desarrollo: I & D) 
En negocios con tecnología que constantemente evoluciona, la investigación y el desarrollo de un producto nuevo es un costo necesario en el negocio. Sus competidores más grandes darán a saber sus presupuestos de investigación como un porcentaje de sus ventas en sus informes anuales. Una vez más, los gerentes bajo incentivos basados en ingresos podrían tener la tentación de reducir el financiamiento del desarrollo y la investigación. Al igual que con el mantenimiento diferido, una solución podría ser ordenar un presupuesto para I & D. En los casos donde una planta piloto es necesaria para comprobar un concepto, se debe tener mucho cuidado para tomarse el tiempo con paciencia y el costo para hacer una evaluación completa.

Crear Incentivos Para Compartir Ganancias 
Los gastos disminuyen los beneficios. Así que si le paga incentivos de compensación a sus gerentes basado en sus ingresos, creará un poderoso grupo de socios que tendrán un incentivo directo para reducir gastos. Básicamente, le estará pagando primas a sus gerentes a cambio del valor que ellos le proporcionan al reducir costos… lo cual resulta en un éxito en general para la compañía.

Ideas Prácticas Para Ahorrar 
La mayoría de los negocios aseguran que ya operan con el menor nivel de gastos posible. Pero según el experto en la contención del gasto, Max Friar de Alliance Cost Containment, la verdad es que todas las compañías están sangrando ganancias a través de miles de heridas pequeñas. Y la mayoría de las compañías están gastando 15%-30% o más en costos indirectos de lo que es necesario. Mientras es fácil enfocarse en los costos de mayor importancia como el seguro de salud, pocos gerentes observan los centavos. Aquí tiene algunas oportunidades que el señor Friar destaca:

• Tarjetas corporativas. ¿Para qué permitirles a sus empleados que compren cosas de varios vendedores al por menor cuando podría recibir descuentos por volumen al comprar a través de proveedores designados?
• Servicios. Su compañía de electricidad le puede proporcionar una auditoría energética y darle una extensa lista de herramientas para ahorrar energía.
• Descuentos por asociación. La asociación de su industria le puede ofrecer descuentos de compras que podría aprovechar su compañía, incluyendo servicios de mudanza, seguros, primas de compensación laboral y muchas otras oportunidades.
• Viaje y entretenimiento. Si no tiene una prestación a diario cuando no está entreteniendo, quizá está pagando demasiado para alimentar a sus empleados de lo que es necesario. ¿Acaso dirigen a sus empleados hacia grupos específicos de hoteles para que reciban puntos extras?
• Consolidación de proveedores. Ponga una meta de reducir el 5% de sus proveedores para el próximo año y págueles primas a los empleados que descubran la manera de hacerlo. Esto resulta en mejores precios a través de mayor volumen.
• Envío de paquetes. ¿Los paquetes que se mandan para entregarse al día siguiente califican para entrega al final del segundo día? ¿Está usando varios vendedores de envío y se está perdiendo los descuentos por volumen? Unas cuantas revisiones de su política y supervisión pueden devolverle grandes dividendos.

Construir una Imagen de Austeridad 
Durante la depresión económica que empezó en el 2008, los directores ejecutivos se dieron cuenta que sus empresas podrían funcionar perfectamente bien con menos gastos de viajes, suministros y espacio para oficinas. Pero conforme avanza el tiempo pueden resurgir abusos. El desafío constante es obedecer disciplinas estrictas del presupuesto y no dejar que los gastos regresen.

Para realmente lograr el reconocimiento de “Número 1 en su industria por el menor coeficiente de explotación”, debe también dar el ejemplo y operar de una manera verdaderamente modesta. Por ejemplo,

1. Opere con fundamentos modestos y sin pretensión
2. Maneje carros compactos, no carros lujosos
3. Que todos viajen en clase económica
4. Reemplace los gastos de viajes con videoconferencias y conferencias web
5. No delegue autoridad por gastos de capital
6. Limite la autoridad en los gastos operativos
7. Exija que los gastos en viajes sean reportados cada mes y no trimestralmente

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